Политика обработки персональных данных
Оператор — реквизиты уточняются • сайт и сервис Сменофф
Редакция от 28 августа 2026 г.
Общие положения
- Оператор: реквизиты уточняются. Наименование, ИНН и ОГРН/ОГРНИП будут указаны в этом пункте.
- Контакт по вопросам персональных данных: адрес электронной почты уточняется. Адрес сайта: https://smenoff.ru.
- Функции лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, выполняет сам Оператор. Обращения по вопросам обработки персональных данных направляются по указанному выше адресу электронной почты.
- Политика подготовлена в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными применимыми актами.
- Оператор обрабатывает только данные, необходимые для конкретных законных целей, обеспечивает их точность, ограничивает сроки хранения и принимает правовые, организационные и технические меры защиты.
Роли при использовании Smenoff
- В отношении представителей клиентов, посетителей сайта, пользователей учётных записей, обращений в поддержку, платежей и документов Оператор самостоятельно определяет цели и средства обработки в пределах закона.
- В отношении работников, кандидатов, внешних исполнителей и иных лиц, данные которых компания-клиент вносит в Smenoff для управления персоналом, компания-клиент является оператором, а Оператор сервиса действует по её поручению.
- Субъект данных работника вправе сначала обратиться к своему работодателю. Оператор сервиса содействует работодателю в исполнении законных запросов.
Цели, данные, основания и сроки
| Цель | Категории данных | Основание | Срок |
|---|---|---|---|
| Заключение и исполнение договора | ФИО, должность и полномочия представителя, организация, ИНН, email, телефон, переписка | Договор, согласие, законные обязанности | Срок договора + сроки хранения документов |
| Регистрация и безопасность | ФИО, email, телефон, идентификаторы, хеш пароля, IP, user-agent, журналы входов и действий | Согласие, договор, защита прав и безопасности | Пока действует учётная запись; журналы — по внутренним срокам |
| Поддержка | Контакты, содержание обращения, вложения, технические данные | Договор и/или согласие | До решения обращения и обоснованный срок после |
| Оплата и ЭДО | Реквизиты клиента, сведения о подписанте, платёжные и первичные документы | Требования бухгалтерского и налогового законодательства | Не менее срока, установленного законом |
| Заявки с сайта | Имя, компания, email, телефон, сообщение | Отдельное согласие | До отзыва или не более 1 года без дальнейших отношений |
| Работа Smenoff по поручению клиента | Кадровые, сменные, зарплатные, тестовые, коммуникационные и технические сведения, указанные в Поручении | Поручение оператора и основания компании-клиента | Срок договора + 2 месяца, кроме обязательного хранения |
- Конкретный срок может быть продлён, если данные необходимы для исполнения закона, защиты прав в споре, расследования инцидента или исполнения требования государственного органа.
Данные, обрабатываемые по поручению клиента
- идентификационные и контактные данные сотрудников и кандидатов;
- должности, Точки, графики, пожелания, смены, отметки времени, опоздания и журналы;
- начисления, выплаты, премии, штрафы, удержания и расчётные показатели;
- задачи, чек-листы, тесты, ответы, обращения, комментарии и загруженные изображения;
- Telegram-идентификаторы и история уведомлений при включении функции;
- IP-адреса, сведения о браузере/устройстве, журналы безопасности и действий;
- сообщения ИИ-помощнику и вложения при включении функции.
Smenoff не предназначен для паспортных, медицинских, биометрических данных, специальных категорий персональных данных или данных несовершеннолетних. Клиент обязан не загружать такие сведения без отдельного правового и технического согласования.
Способы обработки и источники
- Обработка выполняется автоматизированно и при необходимости с участием уполномоченных лиц: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление, блокирование, удаление, уничтожение и обезличивание.
- Источники: сам субъект; его представитель; компания-клиент; действия пользователя в Smenoff; платёжные организации и ЭДО; технические средства и журналы сервера; подключённые субъектом или клиентом интеграции.
- Оператор не распространяет персональные данные неопределённому кругу лиц и не продаёт базы данных.
Cookies и технические данные
- Сайт и Smenoff используют необходимые cookies для аутентификации, защиты сессии и сохранения пользовательских настроек. Отключение необходимых cookies может сделать вход невозможным.
- На дату настоящей редакции маркетинговые системы профилирования и рекламные cookies в Smenoff не заявлены. При их добавлении Политика и механизм согласия должны быть обновлены до начала обработки.
Хранение, получатели и трансграничная передача
- Основные базы Smenoff размещаются в Российской Федерации на инфраструктуре Selectel. При сборе данных граждан РФ первичные операции хранения и накопления осуществляются в российских базах данных.
- Для платежей и документов данные могут предоставляться банку, оператору ЭДО и государственным органам в случаях, предусмотренных законом.
- Трансграничная передача персональных данных в рамках Сервиса не осуществляется. Функции, предполагающие передачу данных иностранным лицам, — уведомления в Telegram и внешний сервис искусственного интеллекта — отключены. Их включение возможно только после выполнения требований статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ, обновления настоящей Политики и информирования субъектов персональных данных.
- Рабочая переписка ведётся через внешнего поставщика электронной почты, инфраструктура которого может находиться за пределами Российской Федерации. До урегулирования этого вопроса Оператор не направляет и просит не направлять на указанный адрес избыточные персональные данные и специальные категории персональных данных.
- Интеграция iiko обращается к адресу, заданному клиентом. Open-Meteo используется для погодных данных; персональные данные в него передаваться не должны.
Защита данных
- Оператор применяет меры с учётом рисков: разграничение доступа, аутентификацию, защищённые соединения, изоляцию данных клиентов, журналирование, контроль действий, защиту секретов и обновление программного обеспечения.
- Доступ получают только лица, которым он необходим. При инциденте Оператор принимает меры по прекращению нарушения, оценке последствий, сохранению сведений и уведомлению в предусмотренных законом случаях.
- Ни один способ передачи и хранения не исключает риск полностью. Пользователи обязаны защищать пароли, токены, QR-коды и устройства и сообщать о компрометации.
Уничтожение персональных данных
- Основаниями для уничтожения персональных данных являются: достижение целей обработки; отзыв согласия субъекта, если иное правовое основание обработки отсутствует; выявление неправомерной обработки, которую невозможно устранить; истечение срока хранения, установленного законодательством Российской Федерации или настоящей Политикой.
- Уничтожение производится в срок, не превышающий 30 дней с даты наступления соответствующего основания, если законодательством не установлен иной срок.
- Уничтожение выполняется путём удаления записей из рабочих баз данных без возможности их восстановления средствами Сервиса. Резервные и технические копии, если они существуют, уничтожаются по циклу их перезаписи; до момента уничтожения такие копии не используются иначе как для восстановления и защищаются на общих условиях.
- Факт уничтожения фиксируется Оператором. По письменному запросу субъекта Оператор подтверждает уничтожение в пределах технически доступной информации.
- При выявлении неправомерной обработки Оператор блокирует соответствующие персональные данные на период проверки, устраняет нарушение, а при невозможности устранения — уничтожает данные в сроки, установленные статьёй 21 Федерального закона № 152-ФЗ.
Права субъекта
- Субъект вправе получать сведения об обработке, требовать уточнения, блокирования или уничтожения незаконно обрабатываемых или избыточных данных, отозвать согласие, возражать против обработки в предусмотренных законом случаях и обжаловать действия в Роскомнадзор или суд.
- Запрос направляется на адрес электронной почты Оператора (уточняется) и должен позволять идентифицировать заявителя и данные, о которых идёт речь. При необходимости Оператор запрашивает подтверждение личности и полномочий.
- Оператор рассматривает запрос субъекта персональных данных и направляет ответ в течение 10 рабочих дней с даты его получения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением субъекту мотивированного уведомления о продлении.
- Если запрос не позволяет идентифицировать заявителя либо не содержит сведений, необходимых для его рассмотрения, Оператор направляет уведомление о необходимости их уточнения. Срок рассмотрения исчисляется с даты получения уточнённых сведений.
- Отказ в предоставлении сведений даётся в письменной форме и должен быть мотивированным.
- Отзыв согласия не прекращает обработку, для которой существует иное законное основание, включая обязательное хранение бухгалтерских документов и защиту прав в споре.
Изменение Политики
- Актуальная редакция публикуется на сайте Smenoff и действует с указанной в ней даты. Существенные изменения доводятся до зарегистрированных пользователей доступным способом.
- Если изменение требует нового согласия, обработка на новых условиях не начинается до его получения.